Te-ai trezit vreodată cu o tonă de taskuri pe cap și ai simțit că nu le mai faci față?
Cam așa pățesc eu săptămânal și uneori îmi vine să arunc laptopul de la balcon și să mă dau pierdut pentru toată lumea. Evident, nu pot să faca asta, findcă eu sunt un profesionist. Dar e o opțiune pe care am luat-o în considerare uneori.
Momentan cred că lucrez la aproximativ 30 de proiecte în același timp și pentru fiecare proiect am ceva de făcuta aproape zilnic. Dacă ar fi să împart timpul egal între cele 30 de proiecte, ar trebui să le aloc 16 minute fiecăruia. Ceea ce e imposibil.
Așa că a trebui să învăț cum să prioritizez taskurile. Sau cum îmi place mie să zic, să-mi amân taskurile pe mai târziu. Și pot să fac asta pentru că am deja o experiență foarte mare pe poziția pe care o am și știu cum să jonglez cu fiecare task. Chiar dacă pe unele din ele aș prefera să nu le fac deloc.
Sistemul pe care îl folosesc eu nu e inventat de mine. Cu siguranță l-am citit pe undeva în miile de rânduri de dezvoltare personală pe care le-am citit în ultimii 10 ani. Dar funcționează și mă ajută să am o claritate în ceea ce fac și să nu mă urc pe pereți la final de zi. Și, foarte important, să evit overtime-ul, pe care îl urăsc din tot sufletul.
- Fă o listă cu toate taskurile pe care le ai.
Ca să știi ce arde cel mai tare, trebuie să ai cum să le pui în perspectivă. Eu săptămâna trecută mi-am deschis un excel și am început să trec toate proiectele și ce aveam de făcut pe fiecare în parte.
Tu poți să folosești ce îți e la îndemână. Pix și foaie, un Word, Trello sau orice alt program de task management. Doar fă o listă cu tot ce trebuie să faci.
- Stabiliește mai întâi taskurile neimportante
Tot timpul vei avea taskuri neimportante pe listă. Chestii pe care trebuie să le faci, mailuri la care trebuie să răspunzi.
Eu de obicei mi le las pe final de săptămână. Sau pe o zi în care nu e nimic care arde. Dar le notez să nu uit de ele.
- Stabilește taskurile mai puțin importante
Astea îs genul de taskuri unde te caută lumea dacă nu le faci, dar poți să le amâni un pic. Eu de exemplu am început să răspund la mailuri cam în 48 de ore. Fiindcă am prea multe mailuri la care să răspund. Și dacă cineva mă caută în legătură cu ceva, îi zic că o să mă ocup când am timp.
Taskurile astea sunt taskuri care nu moare nimeni dacă nu le faci azi. Dar trebuie făcute mâine. Și mâine o să devină un task important.
- Taskurile importante
Genul ăsta de taskuri sunt musai de făcut azi. Uneori mai pățesc să găsesc în listă taskuri pe care trebuia sa le fac ieri.
Sunt taskuri critice pentru buna funcționare a unui proiect gen: rezolvarea unui bug, creare unui quote request, trimis documente, răspuns la mailuri către clienți etc.
Dacă ai prea multe din astea pe listă, fie trebuie să ceri ajutorul (și recomand să cereți ajutorul atunci când aveți nevoie) sau mai verifică lista odată și vezi ce poți să amâni pe a doua zi.
- Începe cu cel mai ușor task
Ați fi tentați să începeți cu cel mai greu task. Fiindcă scapi de el mai repede și după aia le ai doar pe alea ușoare.
De fapt e invers. Alea ușoare îți iau puțin timp. Le dai gata, le tai de pe listă și ai scăpat de strest. Poți să iei taurul de coarne după aia.
Eu ajung să fac astfel de prioritizări atunci când îmi ajunge cuțitul la os și văd că încep să nu mai fac față la volumul de muncă. Și uneori sufăr din cauza asta că fac prea multe odată. Poate asta trebuie să fie o lecție de învățat și pentru mine. Să nu mai trag ca boul în jug și să o iau mai moale.
Până o să îmi învăț eu lecția, ziceți-mi voi cum vă prioritizați taskurile.